1. Remerciements

 

Dans le cadre de la fin de la première année de l'ES2I un stage de un mois au sein d'une entreprise nous est demandé. Il doit être une mise en application des méthodes et techniques acquises au cours de l'année. 

Je vous remercie de m'avoir accueilli et aidé au mieux à tirer profit de mes enseignements. Sans oublier la gratification de fin de stage qui reste un attrait non négligeable de la vie active.

 

Sommaire

 

I. Remerciements *

II. Prise de contact *

III. Mise en place des objectifs initiaux *

IV. Réalisation *

A. Conception *

1. La saisie *

a. Interface de saisie *

b. Interface de saisie différée *

2. Base de donnée *

3. Les macro *

4. Documents finaux *

a. Fiche d'intervention *

b. Devis estimatif *

c. Avis de mise à disposition *

d. Compte rendu d'intervention *

e. Fiche d'intervention fin *

f. Bon de livraison *

g. Facture *

5. Récapitulatif synoptique de l'activité de maintenance *

B. Formation *

C. Adaptation *

D. Adoption *

V. Intégration réparation *

VI. Service Internet *

VII. Bilan *

A. Acquisition des compétences *

B. Réflexion sur l'entreprise *

 

 

Table des illustrations

 

Fiche de réception de matériel *

Saisie réparation envisagée & fin intervention *

Saisie position devis *

Saisie mode de payement *

Fiche d'intervention *

Devis estimatif *

Avis de mise à disposition *

Compte rendu d'intervention *

Fin d'intervention *

Bon de livraison *

Facture *

Organigramme synoptique *

Page index html *

Page plan d'acces html *

Page tarif automatique html *

 

2. Prise de contact

La prise de contact a eu lieu courant novembre, je me suis présenté spontanément dans cette SARL à la recherche de mon stage de fin de première année. Les responsables de la société après un entretien, m'ont contacté en me soumettant les projets de développement qu'ils souhaitaient pour leur société.

• Soit le développement informatique d'un service INTERNET décrivant les activités de leur société
• Soit le développement d'un logiciel facilitant l'administration de leurs activités de maintenance

Il s'agit d'une SARL au capital de 50 000 Fr. créée il y a 5 ans ; son activité dominante est la maintenance informatique d'ordinateur et d'imprimante ; vient s'ajouter à cela l'intégration d'ordinateur complet et la vente de matériels en pièces détachées. Cette société comprend 2 associés travaillant à temps complet dans l'entreprise l'un s'occupant de la maintenance et l'autre accomplissant les taches administratives. Les bureaux de la société sont établis dans le 8^ème arrondissement de Marseille au cœur d'une zone d'activité dynamique. Les locaux se divisent en deux parties une pièce où sont présentés les matériels à la vente et les machines en cours de réparation et des de pièces annexes servant à entreposer les stocks entre autre chose. La structure informatique est composée d'un réseau de Pentium et d'imprimante servant à l'ensemble des activités de la société.

1. Mise en place des objectifs initiaux

 

Il m'a été demandé de réaliser un logiciel permettant de regrouper en une seule application toutes les démarches administratives liées à l'activité de maintenance. Il s'est agit de s'approprier les structures déjà existantes afin de comprendre le fonctionnement même des activités de maintenance. En réponse à cette demande j'ai proposé de nouveaux objectifs englobant les objectifs initiaux qui me semblaient un peu flous.

 

Objectifs : réalisation d'un outil de travail permettant de garder trace de l'activité de maintenance tout en allégeant le travail administratif s'y affairant.

 

La structure existante comportait plusieurs formulaires réalisés sous différentes plate-forme logiciel, Works, Excel, Word nécessitant des saisies multiples de l'information et parfois même des retranscriptions manuscrites. Un document contenant un certain nombre de champs de données faisait office de base de données lorsque elle était complète... Dans un souci d'unification j'ai choisi comme plate-forme logiciel Excel ( classeur ) qui m'a semblé la plus adaptée ; non seulement parce qu'elle est utilisée au quotidien par les futurs utilisateurs mais aussi parce qu'un élargissement ou la maintenance d'un outil sur cette plate-forme est relativement facile d'accès. Une étude préliminaire sur le nombre mensuel de transactions a été faite pour s'assurer de l'ampleur et la viabilité d'un outil de cet ampleur sur une plate-forme Excel.

 

2. Réalisation

La réalisation d'un tel outil en un temps limité n'est pas sans poser quelques problèmes d'organisation. J'ai choisi quatre grandes lignes de priorité pour mener à bien cet outil :

Finir , Adapter, Former, Adopter.

 

En effet la Fin du développement d'un logiciel n'est pas un aboutissement en lui même puisque il faut une fois mis au point qu'il soit bien Adapté aux besoins initiaux et si tel est le cas une bonne Formation sur le produit est nécessaire avant de le faire Adopter.

 

1. Conception

 

J'ai découpé cette vaste réalisation en 4 modules : une interface de saisie, une base de donnée, les documents finaux et finalement les macro permettant la cohérence de l'ensemble. L'interaction entre chaque module sera présentée sous forme d'organigramme à la fin de cette partie.

 

1. La saisie

 

1. Interface de saisie

 

Dans un premier temps j'ai réalisé à l'identique une fiche de réception matériels permettant la saisie d'information sur le matériel entrant en magasin ainsi que des informations sur le client. Cette fiche de saisie est accompagnée de macro complémentaire ayant pour but de faciliter la saisie. Un bouton idem permet la copie des informations de " livraison " et de " facturation ". Des menus déroulant peuvent facilement être mis à jour permettant une saisie rapide de l'information. Des cases à cocher permettent un cryptage de l'information des pièces fournies. Finalement un bouton de validation inscrit les informations dans la base de donnée. Dans l'épreuve si dessous les objets d'interaction sont volontairement imprimés

 

 

La fiche de réception ci dessous peut être saisie ou manuscrite et saisie ultérieurement. C'est le premier document qui renseigne la base donc toutes les informations qu'il contient seront réutilisées plus tard. Sont présents sur cette fiche des objets tels que boutons, cases à cocher, menu déroulant qui apparaissent ici pour les besoins de la présentation. Ces objets ont pour but de faciliter la saisie des informations . Le script de chaque objet est un macro ayant une fonction bien définie. Par exemple la case à cocher " autre " de la partie " condition de règlement " active une boite de dialogue invitant l'utilisateur à saisir l'échéance du règlement.

 

 

Fiche de réception de matériel

Echelle 80%

 

2. Interface de saisie différée

 

Une interface de saisie différée a été mise en place pour intervenir dans les informations de la base à différents moment de l'activité de maintenance. Elle permet d'interagir à tout moment avec les documents finaux. Elle fait office de lien entre les personnes client, secrétaire, technicien et la base conservant trace de l'activité de maintenance.  

Saisie réparation envisagée & fin intervention



 

Saisie position devis

 

 



Saisie mode de payement

 

2. Base de donnée

 

Il s'agit d'une simple feuille de calcul Excel sans aucune structure particulière sans contrôle de débordement sur laquelle les informations sont simplement empilées. Quand la base se trouve alourdie par un trop grand nombre de transactions une simple " purge sauvegarde " de la base est faite. La simplicité de cette structure permet à l'utilisateur une modification directe lorsque des erreurs de saisie surviennent ou lorsque des cas particuliers interviennent. Ne pouvant initialement effectuer un cahier des charges des contraintes et des champs utilisés j'ai préféré choisir un simple document de données susceptible d'être réutilisé sous une autre forme ou dans un autre outil ce choix s'est avéré judicieux. En effet la base comprenait à l'origine une vingtaine de champs d'information, mais le suivi automatique du produit et du client à tout moment a accru le nombre de champs jusqu'à 50 ; la base finale en comprend 76 ; en effet des ajustements m'ont été demandé afin que certaines informations complémentaires soient également accessibles dans la base. Aujourd'hui les associés d' AGM peuvent s'ils en ressentent le besoin ajouter eux mêmes des champs subsidiaires à la suite de ceux déjà existants.

3. Les macro

Les macro sont réalisées en macro Excel 4 et Visual basic pour Excel. Elles constituent les interactions dynamiques entre les différents documents, c'est en fait le langage de programmation permettant l'élaboration d'un algorithme ( remarque les algorithmes itératif et récursif sont lents ). Les accès à la base de données sont réalisées à l'aide d'un ascenseur faisant office de compteur et d'un numéro de colonne c'est en fait les coordonnées de l'information. Il ne me semble pas utile de faire apparaître ici des pages de ligne de code, ou des pages de manuel Excel. La seule fonction intéressante est la fonction

 

DECALER(ref. ;lignes ;colonnes ; hauteur ; largeur)

 

Cette fonction renvoie la valeur de cellule référence hauteur, largeur spécifiées et la décale par rapport à une autre référence d'un nombre déterminé de lignes et de colonnes.

 

Exemple DECALER(Base!1:1;Scroll_num;66;1;1) donnera une zone de donnée de 1 en largeur et de 1 en hauteur cela sera le résultat de la zone de référence en l'occurrence la première ligne du document " Base " déplacé de scroll_num lignes et de 66 colonnes soit le numéro de bon de livraison

 

Pour le reste un récapitulatif synoptique de l'activité de maintenance est joint si après.

4. Documents finaux

 

Il s'agit de documents administratifs, ils interviennent à différents moments de l'activité de maintenance et joue un rôle de contrôle et de suivi du matériel ils établissent des liens dynamiques avec la base de données et reprennent à l'identique des documents existants mais qui eux étaient sans lien interactif n'y lien dynamique.

 

 

1. Fiche d'intervention

 

Cette fiche est imprimée après validation de la fiche de réception, elle est transmise au technicien qui va intervenir sur le matériel afin d'établir la panne. En pratique elle reprend les informations sur le client et le matériel ainsi que la nature de la panne. Cette information est directement importée depuis la base de données. La partie central du document est rempli par le technicien au cours de ses investigations donc manuscrite, une partie désignation et type d'opération à faire et une seconde représentant un préforma de devis. La partie inférieure permet le suivi du matériel, le devis sera accepté ou refusé suivant diffèrents modes d'accord tel, fax, courrier ...

 

Fiche d'intervention

Echelle 70%

 

2. Devis estimatif

 

Ce document est imprimé après validation des informations contenues dans la fiche d'intervention, il reprend les informations sur le matériel et les informations nécessaires au dépannage. Il établit pour finir le montant de la réparation. Un ascenseur permet aux utilisateurs de faire défiler les devis et de les réimprimer si nécessaire. Remarque les références des fournitures sont volontairement masquées pour les clients.

 

Devis estimatif

Echelle 70%



 

3. Avis de mise à disposition

 

Après la validation du positionnement du devis, un avis de mise à disposition est imprimé, c'est un préformât de la facture ou du bon de livraison , il reprend toutes les informations nécessaires pour le suivit du matériel par le client et par la société de maintenance, référence du numéro d'intervention, du numéro de devis, les dates s'y reportant, les informations sur le matériel et le client livré et facturé.

 

Avis de mise à disposition

Echelle 70%



 

4. Compte rendu d'intervention

 

Ce document transcrit les remarques et commentaires notés par le technicien au cours de son intervention, partie centrale de la fiche d'intervention, les autres informations sont tirées de la base comme précédemment.

 

Compte rendu d'intervention

Echelle 70%

 

 

 

 

5. Fiche d'intervention fin

 

Cette fiche d'intervention reprend toutes les informations nécessaires en cas de contestation ou autre ... Ici également sont présent un ascenseur permettant le défilement des fiches d'interventions et un bouton de réimpression.

 

Fin d'intervention

Echelle 70%

 

 

6. Bon de livraison

 

Le bon de livraison est émis lorsque le client vient reprendre son matériel, ce n'est pas une facture, cette dernière sera émise ultérieurement, ainsi il peut y avoir plusieurs bons de livraison pour une même facture, ce document contient informations, ascenseur de défilement et bouton d'impression.

 

Bon de livraison

Echelle 70%



 

 

7. Facture

 

La facture constitue le document finale pour le client, elle regroupe toutes les informations, ascenseur et bouton d'impression y figure comme sur les autres documents. Un lien chronologique et référentiel important s'effectue entre bon de livraison, facture et fiche d'intervention

 

Facture

Echelle 70%

 



5. Récapitulatif synoptique de l'activité de maintenance
6. 

Organigramme synoptique

 

 

2. Formation

 

J'ai présenté l'outil de l'activité de maintenance une fois fini ainsi que ses fonctionnements dans les grandes lignes. Il m'a semblé plus facile de réaliser le produit que d'en réaliser son didacticiel. J'ai donc décidé d'effectuer une formation plus poussée en définissant les mécanismes. Cela s'est dans l'ensemble bien passé. Par contre la transition à été quelque peu difficile car un certain nombre de matériels étaient déjà enregistrés sous l'ancien système, il a fallu faire cohabiter l'ancien et le nouvel outil. Les champs de l'ancienne base de donnée ne correspondant pas exactement aux nouveaux champs et à la nouvelle structure j'ai réalisé une macro de conversion et d'adaptation. Conversion de l'ancienne base en un fichier texte puis conversion de ce fichier en nouvelle base. Il y a eu bien entendu quelques " bugs " qui ont été vite corrigés. Remarque après coup, une succincte documentation manuscrite semble nécessaire ne serait ce que pour le suivi du produit.

 

3. Adaptation

 

Outre les " bugs " de programmation un certain nombre de petits problèmes sont survenus. Il a fallu repenser la logique chronologique des impressions en effet nous nous sommes aperçus que certains documents étaient imprimés incomplets parce qu'ils arrivaient chronologiquement trop tôt.

Des corrections syntaxiques mineures mais nombreuses sont survenues, élargissement de marge, positionnement de cadre style police taille etc.

Accroissement du nombre des champs d'information pour l'adresse par exemple. Une adresse trop longue posait des problèmes d'affichage dans les document finaux. J'ai réalisé une macro de césure automatique arbitraire mais le résultat n'était pas satisfaisant alors nous avons donc dans les document finaux un deuxième champ d'adresse.

Il m'a semblé intéressant de réaliser un outil statistique. Il permet de déterminer pour une durée définie par l'utilisateur, le nombre de machines en stock, en cours d'intervention, le coût global des pièces et des interventions. Cet outil statistique est réalisé grâce à des macro séquentielles filtrantes. Pour une période donnée, des interventions peuvent être terminées et d'autres en cours. La base est donc entièrement consultée. Une cellule locale sur la feuille de macro permet de réaliser un compteur, ce dernier permet de consulter chaque ligne de la base.

 

4. Adoption

 

J'espère que l'outil sur lequel j'ai travaillé sera définitivement adopté. Il est certain que des amélioration de convivialité, des élargissements de l'outil statistique peuvent être apportées. Il m'a semblé que cet outil ne pouvait être adopté que si une période de " rodage "  et de mise au point était faite c'est une des raisons pour laquelle l'outil reste brut dans sa conception mais peaufiné dans son utilisation enfin je le souhaite ...

 

3. Intégration réparation

 

Pendant la période d'adaptation, adoption j'ai eu l'occasion d'apprendre à monter des ordinateurs, et parallèlement à les réparer. Il faut savoir différencier les éléments de l'ordinateur pour mieux analyser les pannes qu'ils peuvent générer. Nouveau chipset, nouvelle carte mère se traduit par de nouveau conflit de configuration. J'ai eu l'occasion de faire des dépannages logiciel sur des configurations de systèmes instables auprès de clients ramenant leur machine. Certain de ces problèmes logiciel ou matériel sont mineurs c'est sans doute le résultat d'un manque de formation sur des outils de plus en plus performant.

 

Exemple : une imprimante diagnostiqué HS par un client. Ce client avait changé les cartouches de son imprimante sans retirer le film d'étanchéité collé sur la tête d'impression. Cet incident n'est pas isolé puisque le cas s'est présenté sur un autre lieu de stage.

 

4.  Service Internet

 

Il s'agissait de réaliser quelques pages html décrivant les activités de la société. La société ne possédant pas encore de site d'accueil attitré je n'ai réalisé que les jalons d'un service Internet. Le service présente les activités de la société, le plan d'accès et le prix des pièces détachées qui est mis à jour automatiquement avec la transformation de document Excel par frontpage . Utilisation des frames, des images gif animée, clignotement et conception de l'imprimante fatiguée. ci dessous.

Page index html



 

Page plan d'acces html

 

La partie la plus intéressante est bien entendu la réalisation de la page des prix. Dans un premier temps je souhaitais faire cette base de donnée sous forme de document texte accessible par une applet java cependant pour tester une telle applet il faut avoir accès au répertoire CGI du serveur pour y inclure un petit script. La modification des prix étant réalisé à partir d'un document Excel j'ai préféré utiliser la conversion automatique sélective de frontpage. Le résultat est satisfaisant malgré la taille de la base.

Page tarif automatique html

 

 

5. Bilan
1. Acquisition des compétences

 

Les compétences acquises durant ce stage sont multiples. Sur le plan logiciel j'ai approfondi la maîtrise des macro Excel , l'automatisation de procédures en HTML et la configuration de système instable. Sur le plan matériel j'ai appris des notions de dépannage ainsi que l'assemblage de PC. Mais c'est sans aucun doute sur le plan relationnel que ce stage a été le plus enrichissant ; avec un projet ayant une fin utile.

2. Réflexion sur l'entreprise

Cette société est dynamique grâce aux qualités et compétences de son personnel : sa disponibilité, son temps de réaction et sans oublier sa convivialité. Une stratégie pour se faire connaître pour accroître une image de marque déjà établie me semble toutefois insuffisante pour une activité assez finalisée. Un élargissement de l'activité et une réorganisation totale de l'espace serait à repenser ! ! !

Marseille Le 24/08/97

Philippe ELDIN